Contexte
Faire adopter l’usage de la messagerie sécurisée aux professionnels de santé est un défi de taille. Alors quand un établissement de santé de la taille du CHU de Nice (1600+ lits, 12 000 agents) doit utiliser une solution de messagerie obsolète, on est à la limite de l’impossible.
- Un proxy indépendant du serveur de messagerie.
- 1 000 adresses MSSanté créées.
- 400 mails échangés par jour.
- Des boites organisationnelles qui font gagner du temps.
Dans une impasse technique, l’équipe de Billy Delouche, responsable du secteur d’ingénierie au sein de la DSI du CHU Nice s’est tournée vers la solution de messagerie sécurisée d’Enovacom. L’objectif : soulager leurs tâches administratives tout en permettant aux soignants de l’établissement d’échanger leurs mails en toute sécurité.
« Nous possédions une solution technique qui était obsolète. Elle n’était plus maintenue et nous faisait perdre beaucoup de temps pour la gérer et l’administrer. Avec cet outil, cela devenait trop compliqué pour nos usagers d’utiliser la MSSanté, car les boites aux lettres étaient dissociées et la configuration n’était pas optimale. Les soignants le ressentaient et ont délaissé cette solution, pour eux c’était plus une contrainte qu’un avantage », résume M. Delouche.
Une solution transparente pour le CHU Nice
« Nous avons initié ce projet en avril 2020. Initialement, le CHU de Nice souhaitait créer uniquement 50 boites de messagerie MSSanté, un chiffre peu élevé pour un établissement de cette taille. Nous leur avons donc conseillé de passer sur une licence site leur permettant de créer autant de boites qu’ils souhaitent », résume William Weill, consultant technique chez Enovacom en charge du projet.
L’objectif premier de la solution de messagerie sécurisée d’Enovacom est de s’adapter à l’environnement dans lequel elle va évoluer. Au CHU Nice, le serveur de messagerie passe par Office 365 de Microsoft, nos équipes ont donc installé la solution à l’intérieur d’Azur sur des serveurs cloud certifiés HDS.
« La solution ne chiffre pas le mail, c’est pour cette raison que les professionnels de santé n’ont pas à changer de boite de messagerie. Seuls les canaux de communication sont sécurisés. Enovacom Secure Messaging va s’activer lorsqu’elle détectera que l’adresse du destinataire est une adresse MSSanté. Ensuite, elle va vérifier que l’adresse de l’expéditeur appartient à un nom de domaine existant, puis la solution va transformer l’adresse mail de l’expéditeur en adresse mail MSSanté ».
1 000 adresses MSSanté créées, 400 mails échangés par jour
En plus de faire profiter les professionnels de santé d’une solution opérationnelle, la solution Enovacom facilite le quotidien de M. Delouche. « Notre ancienne solution n’était plus en accord avec certaines réglementations mise en place avec la MSSanté. Par exemple, nous devions envoyer des rapports manuellement, aujourd’hui, nous n’avons plus cette problématique puisque la solution Enovacom l’automatise. Toute la partie administrative a été effacée de notre côté, nous n’avons qu’à gérer le renouvellement du certificat ».
Avec plus de 1 000 adresses MSSanté et près de 400 mails échangés par jour, le CHU de Nice a réintroduit la MSSanté dans le quotidien de ses soignants même s’il reste du chemin à parcourir.
« Beaucoup de médecins ne savent pas qu’ils possèdent une boite MSSanté, car elle est créée automatiquement. Nous avons sensibilisé les utilisateurs en leur indiquant qu’aujourd’hui, ils n’auraient plus deux adresses différentes et que tout est automatisé, c’est le gros avantage de la solution ».
Le CHU de Nice possède aujourd’hui 995 boites de messagerie MSSanté. 957 sont consacrées aux échanges de leurs professionnels de santé, tandis que 38 boites sont réservées à l’organisation de différents services. Ces dernières sont coordonnées par des secrétaires médicales qui ont la charge de répartir l’information au bon soignant.
Ces boites de messagerie concernent surtout les laboratoires, elles sont adossées au numéro du responsable moral de l’établissement. Cela permet d’ouvrir des boites MSSanté à des personnes non titulaires d’une carte CPS, même si un médecin est absent, l’information peut continuer à circuler de manière sécurisée.
Des tâches administratives supprimées
Avec une quarantaine de boites organisationnelles créées, le CHU Nice a permis à ses soignants de communiquer avec leurs partenaires (laboratoires, etc.) de manière sécurisée. « Le gros de notre trafic MSSanté passe par ces boites, car ce sont des boites de secrétariat et dans l’organisation des services ce sont eux qui font les envois de documents. Aujourd’hui, nous pouvons de nouveau échanger avec nos partenaires de manière sécurisée. Notre ancienne solution ne nous le permettait pas, on a gagné en sécurité sur ce volet », commente M. Delouche.
Facile à configurer et à prendre en main, la solution de messagerie sécurisée d’Enovacom automatise de nombreuses actions rébarbatives.
« La solution est tellement transparente qu’on ne la voit pas sur nos flux de messagerie. On n’y fait même pas attention et pourtant elle nous facilite grandement notre quotidien. Nous n’avons plus à créer manuellement les adresses MSSanté, grâce aux API qui sont intégrées dans la solution, on provisionne automatiquement les comptes MSSanté des médecins qui arrivent ou partent de l’établissement. Tout est automatisé, la solution est simple et épurée », se félicite-t-il.
En retirant la problématique de gestion et d’administration de la MSSanté, les équipes d’Enovacom permettent à la Direction de l’Innovation Numérique et du Système d’Information du CHU Nice de se concentrer sur des problématiques plus importantes. « On gagne du temps de travail qui nous permet de nous concentrer sur de vrais problèmes sans perdre du temps sur de l’exploitation sans valeur ajoutée », conclut-il.
