PESv2 : objectif zéro papier pour le CH de Somain !

A l’occasion du passage en production du PES V2, Didier Noulette, adjoint au directeur du Centre Hospitalier Somain nous explique pourquoi l’établissement s’engage dans le projet « zéro papier ». Les coûts d’affranchissement disparaissent, le temps des collaborateurs est dédié à d’autres tâches plus stratégiques… Et seul ce protocole d’échange sera supporté avec le Centre des Finances Publiques à compter du 01/01/2015.

L’Avis de l’Utilisateur

Alain André, correspondant dématérialisation de la DRFIP de Lille

« Le PES V2, une étape clé pour les établissements de santé ».
La dématérialisation des échanges comptables et financiers est désormais actée pour les établissements de santé. A l’aide du protocole PES V2, l’objectif « zéro papier » commence à être atteint par certains Centres Hospitaliers pilotes. Alain André, correspondant dématérialisation de la DRFIP de Lille, décrypte les enjeux du PES V2.

En quoi le PES V2 est stratégique ?

Les protocoles Htitre et Hmandat, utilisés pour les échanges d’informations comptables entres les collectivités et les trésoreries, sont anciens, limités et non évolutifs. Le nombre et le type d’informations contenus dans le fichier sont réduits, donc la ressaisie d’informations malheureusement nécessaire.
Le PES V2 permet aujourd’hui la dématérialisation totale des flux comptables : du mandat aux pièces justificatives, l’ensemble des informations financières peuvent être transmises par flux électroniques. Les avantages sont donc nombreux : gain de temps, économie d’argent, et le travail de nos agents peut être dédié à d’autres tâches.

Comment promouvoir le PES V2 auprès de vos interlocuteurs ?

Nous faisons régulièrement des réunions d’information pour expliquer l’ensemble des démarches à effectuer. Le secteur de la santé est particulier : à ce jour, un seul éditeur est homologué, le mouvement s’amorce progressivement. Ainsi, l’affluence des établissements qui devront passer au PES V2 en 2014 et  la disponibilité des différents interlocuteurs en seront forcément impactées. Et n’oublions pas que le PES V2 est une étape clé pour les établissements de santé. Il permet d’accélérer les process et de trouver un certains nombres d’avantages, comme par exemple une meilleure qualité des comptes.

3 conseils pour réussir le projet ?

  • Analyser en amont les process internes pour revoir le circuit des différents documents. Qui est le signataire pour valider chaque pièce par exemple ?
  • Mobiliser l’ensemble des équipes autour du projet : du service informatique aux services administratifs, comptables ou financiers.
  • Gérer les spécificités techniques du PES V2 : s’appuyer sur une solution « homologuée » PES V2, un certificat électronique d’authentification et de signature, un service Tiers de Télétransmission, une GED, etc.

Pourquoi s’engager dès maintenant dans le projet PESV2 ?

« Nous sommes équipés de la GEF et la GAP Médiane, le premier éditeur français à être homologué PES V2, et d’ENOVACOM Suite V2 pour la sécurisation et l’envoi automatisé de nos flux vers la DGFIP. Nous savons ainsi qu’il n’est pas nécessaire d’investir dans de nouvelles solutions informatiques : nos logiciels sont d’ores et déjà capables de dématérialiser en s’appuyant sur le protocole PES V2.
Du coté des finances publiques, il y a une volonté très forte d’encourager d’ores et déjà cette démarche. Des réunions d’informations ont été organisées à plusieurs reprises, et dès 2012 nous avons pu prévoir dans notre planning le projet PES V2. Ainsi, après avoir obtenu l’ensemble des informations autour des enjeux et impacts de la dématérialisation, nous avons décidé de nous diriger vers ce protocole, accompagné de la DGFIP. »

Quels sont les avantages selon vous de passer au protocole PES V2 ?

« Nous connaissions déjà les avantages avant de nous engager dans la démarche. Un gain de temps significatif est visible en ce qui concerne le traitement de l’information. Il n’y a plus de papiers donc à terme il s’agit de gagner de l’espace en termes de stockage. Et nous pouvons parler d’ores et déjà d’économies : les coûts d’affranchissement disparaissent, le coût de l’impression également, le temps des collaborateurs est dédié à des tâches plus stratégiques… La dématérialisation ne nous apporte que des bénéfices une fois la procédure définie. »

Le PES V2 est souvent perçu comme étant long et difficile à mettre en place. Comment s’est passée cette expérience ?

« Les équipes étaient partantes dès le départ : une fois le contexte présenté, la charge de travail établie et les processus revus, il restait à utiliser les bons outils. Le projet a démarré par une remise à plat du circuit du traitement des factures et la définition d’une méthodologie. Nous savons qu’il faut s’astreindre à créer de nouveaux mécanismes afin d’abandonner le papier. La suite s’est mise en place rapidement : 6 mois après notre engagement dans le projet, nous sommes déjà en production. »

Les étapes pour aller vers le PES V2 selon votre expérience ?

Il s’agit surtout de nouvelle organisation et de modernisation du système d’information.
Dans un premier temps, toutes les équipes ont été obligées de faire un travail d’épuration et de renseignement exhaustif à rassembler. Il a fallu analyser le circuit complet du document pour optimiser son traitement. Après 3 mois passés à mettre en place la nouvelle organisation, nous étions prêts pour la phase technique. Accompagnés de nos éditeurs ENOVACOM et Médiane, nous avons été en mesure de télétransmettre à la DGFIP l’ensemble des pièces comptables signées. Une fois la phase de test validée, les premiers fichiers ont été envoyés au Centre des Finances Publiques.